Öppna intranätet och gör det nyttigare och mer intressant för användarna

Traditionella statiska intranät behöver öppnas upp på flera sätt för att bli intressanta och användbara. Att låta användarna bli mer delaktiga genom att nyttja den nya tekniken är ett sätt. Att se möjligheterna istället för farorna med att gränsen mellan arbete och privat allt mer suddas ut i webbens värld, är ett annat. Men framför allt gäller det att vara mycket lyhörd för vilka tjänster och funktioner intranätets användare faktiskt efterfrågar och behöver.

Upplever du intranätet som föråldrat och förvuxet? Med en ologisk meny som utgår från en organisatorisk övergripande nivå vilket gör det svårt för att orientera sig och hitta det man söker? Och sökfunktionen är ju ingen idé att använda – den ger ändå en massa irrelevanta träffar…

Känns det igen? Har du svårt att se den riktiga användarnyttan med intranätet? Många företag, organisationer och verksamheter ställer säkert också frågan efter att ha satsat mycket resurser på en intranätlösning som inte riktigt velat bli det förväntade effektiva verktyget för intern information och kommunikation.

Vad ska man då göra föra att komma vidare med det intranät man ändå har? Tyvärr finns inga enkla svar. Ett intranät måste självklart förvaltas och utvecklas likväl som en extern och publik webbplats. Det krävs personal, planer och engagemang m m för att underhålla och för att nå dit man vill.

Användarna nyttjar den senaste tekniken

Traditionella intranät har oftast ett ganska statiskt innehåll med förmedling av nyheter och kalenderhändelser samt möjlighet att nå gemensamma dokument som viktigaste attraktioner. Kanske behövs ett mer dynamiskt innehåll som komplement till allt det statiska? Att hänga med i den tekniska utvecklingen är viktigt för intranätet. Vissa nya webbtekniker har visat sig vara mer användbara internt än externt. Ta t ex Webb 2.0 som med bl a sina bloggar och wikis kan locka till delaktighet och engagemang på ett nytt sätt. Tekniken gör att de anställda själva kan dela med sig av kunskap och kompetens på ett enklare och mer otvunget sätt. Den nya communitytekniken kan bli ett nytt kommunikativt lager på intranätet och möjliggöra direkt och öppen delaktighet.

Intranätanvändarna, och speciellt de yngre, är vana vid nya tekniker. De möter dem dagligen när de är ute på internet. Deras krav och förväntningar på vad intranätet ska klara av ökar i takt med att deras eget nyttjande av internet rullar på och blir mer avancerat.

Ta Pelle, 30 år, som exempel. Han har hittat och använder sig privat av flera smarta verktyg och funktioner på internet, men han blir frustrerad och irriterad när han inte kan finna något liknande på intranätet. Och i värsta fall kan han inte heller nå dem från jobbet via internet eftersom åtkomsten är spärrad av arbetsgivaren.

På YouTube finns t ex en intressant filmsnutt med Ericssons vd Carl-Henric Svanberg som Pelle skulle vilja förmedla till sina kollegor. Men kollegorna kommer ju inte åt intervjun eftersom YouTube är en internt spärrad sajt…

Exempel på andra tjänster som Pelle kontinuerligt använder sig av på internet är t ex valutaomvandlare, synonymlexikon, språklexikon, kart- och vägvisartjänster, eget webbibliotek och olika slags reseplanerare.

Integrera privat behov med det yrkesmässiga?

I webbens värld finns med andra ord ingen självklar skarp gräns mellan det privata och det yrkesmässiga. Bra tjänster och verktyg borde inte ha några problem att passera gränsen och få finnas med mer direkt på intranätet med hjälp av enklare integrationer (med så kallade gadgets, widgets eller via api).

När det privata och personliga tillåts blir också behovet av att kunna personalisera intranätet mer påtagligt och större. Det uppstår helt enkelt ett behov av att någonstans kunna samla och lätt nå sina egna val av funktioner och tjänster.

Pelle, som reser mycket i tjänsten, skulle t ex på “Min sida” kunna plocka in SAS:s funktion för att beställa?resa samt andra externa funktioner för översättning och valutaomvandling.
Och eftersom Pelle ibland också brukar ha bråttom iväg från jobbet för att hämta barnen på dagis, har han valt att lägga till lokaltrafikens reseplanerare på sin sida. Ett annat liknande alternativ skulle t ex kunna vara trafikstörningar i lokaltrafiken.

Naturligtvis kan ett liknande integrationstänk mycket väl användas för att komma åt olika interna verksamhetssystem. Pelle, som tidrapporterar sina olika uppdrag i ett separat tidsredovisningssystem, skulle snabbt och enkelt kunna föra in tiderna via ett enklare gränssnitt på “Min sida”. Där skulle han också snabbt kunna se status för flex- och övertid m m. Hans pågående ärenden hos IT-supporten skulle kunna listas på sidan och han skulle då också enkelt kunna följa hur ärendena handläggs.

Om man låter fantasin löpa fritt så finns det oerhört mycket som skulle kunna fungera som val och tillägg till en egen intranätsida. Men glöm inte bort att “Min sida” ska kunna skapas utifrån individuella intressen, behov och nytta.

Personalisering av intranätet kan fungera och designas på olika sätt (och naturligtvis är det inte fel om användarna själva, genom drag-and-drop, kan påverka hur den egna startsidan ska se ut). Ett alternativ är t ex att det finns en grundstartsida för alla anställda och att det är på den sidan som personaliseringen sker. Ett annat alternativ skulle kunna vara att grundintranätet som helhet förblir “orört” (ej personaliserat) och personaliseringen istället sker under en ny flik, t ex “Mitt intranät.

Nyttiga tjänster är A och O

Men det allra viktigaste för att få ett intranät som används är ändå att det innehåller tjänster och funktioner som efterfrågas och behövs. Utan effektiva verktyg som stödjer arbetet kan man inte förvänta sig ett intranät som är välbesökt och används ofta. Det gäller att hitta de tjänster som gör att folk ser en nytta med att återvända till intranätet. Några exempel på sådana s k “killer applications” (kioskvältare) skulle kunna vara:

• beställningar av olika slag, t ex resor och hotell, datorer och program, trycksaker och kuvert, terminalglasögon m m (eg alla beställningar som förenklar rutiner)
• bokningar av konferensrum, bilar och andra gemensamma resurser

Exempel på annat som skulle kunna vara av intresse är:

• tidrapportering, kunna se flex- och övertid
• lönebesked, semesterdagar, sjukdagar m m
• bibliotektjänst
• multimedia (bild och ljud för att sprida information och kunskap)
• kompetensdatabas med CV-möjlighet
• bildbank
• rapporteringsmöjligheter för fel i produktion, t ex pc-problem

En bra och lättanvänd sökfunktion är mycket viktig om intranätsatsningen ska lyckas liksom det är en klar fördel om Single Sign On finns och fungerar.

Utgå från vad användarna vill ha

Att sitta ensam på kammaren och försöka klura ut vad användarna behöver kommer inte att lyckas. Ett viktigt arbete är att skaffa god kännedom om användarna/målgrupperna. Lägg resurser på att kontinuerligt fråga dem genom t ex enkäter och intervjuer – vad tycker de är bra, mindre bra respektive saknas?

Om det finns statistik över hur intranätsidorna besöks och/eller hur sökmotorn används, så är det intressant bakgrundsfakta att studera och gå igenom för att få en grov bild av användningen.

Vid webbaserade system är metoden Personas lämplig att använda för kartläggning av användarna/målgrupperna. Personas kan beskrivas som fiktiva användarprofiler som representerar olika målgrupper. T ex kan man resonera utifrån användaren “Pelle, 30 år, internationell säljare och småbarnsförälder”: På vilket sätt skulle Pelle använda intranätet, väljer han den tjänsten eller en annan? Använder Pelle dessa begrepp?

Varje persona ges ett namn och en mer detaljerad beskrivning, som kan bestå av:

• mål, vad han/hon vill få ut av detta besök eller intranätet
• yrke
• personlighet
• ålder
• kön
• eventuella funktionshinder
• inställning till teknik
• eventuellt kan även foto/bild läggas till för att ge ett ansikte

Personas tas fram genom att användarna kartläggs genom exempelvis intervjuer. När bakgrundsinformationen är samlad genomförs förslagsvis en workshop som resulterar i ett antal personas, cirka 6–8 st.

Bestäm vad effekten ska bli

Det är också viktigt att bestämma vad man vill uppnå med sin intranätsatsning. I detta arbete är t ex metoden Effektkarta ett lämplig arbetssätt. En dylik karta kan beskriva en hypotes om vilka de förväntade effekterna är utifrån målen för framtagna personas och hur de ska nås. Det gör att det blir enklare att styra uppdraget samt lättare att förstå och värdera hur intranätets egenskaper kan leda fram till en förändrad/förbättrad verksamhet.

Ledningens engagemang är en annan faktor som påverkar hur framgångsrikt intranätet ska bli. Säger ledningen att intranätet är en viktig del av och kanal i den interna kommunikationen, då ska ledningen också synas på intranätet. Dels genom att den nya kanalen faktiskt används vid vd:s informationsspridning, dels genom att vd kanske på egen hand bidrar med innehåll.
Tänk dig en vd som kontinuerligt bloggar på intranätet och där törs ge personliga och ärliga reflektioner över olika händelser. De eventuella kommentarer som kommer in kan få igång en helt ny och öppen sorts dialog.

Och sist men inte minst: intranätet behöver intern marknadsföring och samverkan med andra kanaler (jämför med TV-nyheternas “läs mer på vår webbplats”). Precis som personaltidningen har ett namn, ska intranätet ha det.